Ostatnia aktualizacja: 29 maja 2026
Wysyłając życzenia świąteczne do klientów i kontrahentów, dotykamy sfery ich życia prywatnego, ale jednocześnie działamy w kontekście relacji biznesowej. Tego rodzaju komunikacja może być traktowana jako forma marketingu bezpośredniego (marketingu relacyjnego), polegająca na budowaniu i utrzymywaniu pozytywnych relacji z klientami. Zgodnie z motywem 47 RODO przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego może opierać się na prawnie uzasadnionym interesie administratora, o ile odpowiada rozsądnym oczekiwaniom odbiorcy.
Wysyłka kartek lub życzeń – o ile bardzo miła i uprzejma – może nosić znamiona marketingowe i wykraczać poza standardowy kontakt biznesowy. Przez organ nadzoru może być to zinterpretowane jako próba przypomnienia o sobie w celach marketingowych lub wytworzenia relacji, choć dokonywana w dość niepozorny sposób.
Wysyłka życzeń wpisuje się również w definicję informacji handlowej. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną informacją handlową jest informacja, która w szczególności ma bezpośrednio lub pośrednio promować wizerunek przedsiębiorcy. Nie da się ukryć, że celem tego rodzaju przesyłki jest osiągnięcie efektu handlowego w przyszłości – budowanie pozytywnego wizerunku, w celu np. sprzedaży dodatkowych usług. W wielu przypadkach kartka świąteczna wysyłana przez przedsiębiorcę – zwłaszcza zawierająca logo, elementy identyfikacji wizualnej, podziękowania za współpracę oraz subtelne „przypomnienie o marce” – będzie spełniała definicję informacji handlowej jako promująca wizerunek przedsiębiorcy. Nie oznacza to jednak, że każda możliwa forma życzeń zawsze będzie informacją handlową – decyduje o tym konkretny kontekst, treść i sposób przedstawienia.
Jeżeli jest to informacja handlowa, to – szczególnie wysyłając kartkę w formie elektronicznej – nie możemy jej wysłać bez posiadania zgody adresata będącego osobą fizyczną. W przypadku, gdy wysyłka jest kierowana do klientów w relacjach B2C ryzyko podniesienia braku podstawy prawnej znacząco rośnie.
Wysyłanie życzeń klientom, którzy wyrazili zgody na marketing oraz na otrzymywanie informacji handlowych
Klientom, którzy wyrazili poniższe zgody (lub zgody o podobnej treści), mogą być wysyłane kartki świąteczne. Nie istnieje w tym wypadku ryzyko uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się bez podstawy prawnej, a także nieposiadania zgody na przetwarzanie danych osobowych.
[ ] Wyrażam zgodę XXX Sp. z o.o. na przesyłanie na podany przez mnie adres e-mail treści marketingowych w tym wysyłki newslettera.
[ ]Wyrażam zgodę XXX Sp. z o.o. na przesyłanie na podany przez mnie adres e-mail informacji handlowych.*
*W praktyce wystarczająca jest jedna, wyraźnie sformułowana zgoda, która obejmuje zarówno prowadzenie marketingu bezpośredniego (np. przesyłanie newslettera i informacji o ofertach), jak i wykorzystanie konkretnego kanału komunikacji, np. adresu e-mail. Zgoda ta musi spełniać wymogi RODO (dobrowolność, konkretność, świadomość, jednoznaczność) i jednocześnie stanowi zamówienie informacji handlowej w rozumieniu UŚUDE oraz zgodę na użycie urządzeń końcowych w rozumieniu Prawa komunikacji elektronicznej. Firma może nie posiadać drugiej z powyższych zgód, o ile osoba fizyczna pozostawiła jej swój adres e-mail w celu przesyłania informacji handlowej, np. podczas zapisu na newsletter, pod warunkiem, że zapis ten był jasno opisany jako służący do przesyłania treści marketingowych i informacji handlowych, a osoba została poinformowana o możliwości łatwego wycofania zgody.
Wysyłanie kartek świątecznych pracownikom kontrahentów oraz jednoosobowym działalnościom gospodarczym
Powyższa sytuacja zmienia się w przypadku, gdy odbiorcą kartki świątecznej jest pracownik kontrahenta lub jednoosobowa działalność gospodarcza, z którą pozostajemy w bieżących kontaktach biznesowych. W tym wypadku można uznać, że przekazywanie życzeń/kartek jest dokonywane w ramach korespondencji handlowej w celu podtrzymania pozytywnych relacji między stronami. W tym wypadku odbiorcom można wysłać kartkę świąteczną.
Wysyłanie tradycyjnych, papierowych kartek świątecznych do pracowników kontrahentów oraz jednoosobowych działalności gospodarczych, z którymi pozostajemy w bieżących relacjach biznesowych, można co do zasady oprzeć na prawnie uzasadnionym interesie administratora, polegającym na utrzymywaniu dobrych relacji biznesowych. Natomiast wysyłanie do tych osób e-kartek zawierających informacje handlowe (np. logo, elementy oferty, link do strony) wymaga uprzedniej zgody w rozumieniu art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, niezależnie od tego, czy odbiorca jest konsumentem, czy przedsiębiorcą.
Istnieje jednak ryzyko analogiczne do tego wskazanego powyżej, gdy chcemy przesłać kartki świąteczne kontrahentom i ich pracownikom, z którymi nie pozostajemy w stałych stosunkach handlowych (np. realizowaliśmy im sprzedaż 2 lata temu). W przypadku dawnych kontrahentów, z którymi od dłuższego czasu nie prowadzimy aktywnej współpracy, możliwość oparcia marketingu (w tym życzeń połączonych z promocją) na prawnie uzasadnionym interesie jest słabsza – odbiorca może już nie oczekiwać tego typu komunikacji. Ze względu na charakter biznesowy odbiorcy ryzyko ewentualnych roszczeń/skarg z tego tytułu należy wskazać już jako umiarkowane, a nie niskie. W tym zakresie jednak najlepiej przesłać kartki świąteczne na adresy e-mail, które nie zawierają w sobie danych osobowych, tj.: info@info.pl, biuro@xyz.pl, zakupy@xyz.pl, itp. Korzystanie z adresów ogólnych typu „info@firma.pl” może ograniczyć zastosowanie RODO (gdy adres nie pozwala na identyfikację osoby fizycznej), ale nie wyłącza automatycznie obowiązków wynikających z przepisów o niezamówionej informacji handlowej.
Podsumowanie
Podsumowując, wysyłanie życzeń i kartek świątecznych do klientów oraz kontrahentów jest nadal dopuszczalne, pod warunkiem właściwego doboru podstawy prawnej, treści komunikatu oraz kanału, którym jest on przekazywany. W relacjach biznesowych kartki świąteczne co do zasady będą traktowane jako forma marketingu bezpośredniego lub informacji handlowej, dlatego należy każdorazowo upewnić się, że albo posiadamy ważną zgodę spełniającą wymogi RODO, uśude i Prawa komunikacji elektronicznej, albo możemy obronić się w oparciu o prawnie uzasadniony interes, z zastrzeżeniem, że w przypadku kanałów elektronicznych (e‑mail, SMS, komunikatory) zasadniczo wymagane jest uprzednie wyrażenie zgody przez odbiorcę.
Dobrą praktyką jest realizacja wysyłki życzeń w odniesieniu do posiadanej podstawy przetwarzania danych w celach marketingowych i zgody na wykorzystanie określonych kanałów komunikacji, a także oddzielenie treści o charakterze stricte wizerunkowym (np. „czyste” życzenia) od komunikatów wyraźnie promujących ofertę. Pozwala to z jednej strony zachować przyjazny, świąteczny charakter kontaktu, a z drugiej – zminimalizować ryzyka związane z zarzutem przesyłania niezamówionych informacji handlowych lub prowadzenia marketingu bez odpowiedniej podstawy prawnej.
